Hva er et bilag?

I regnskapets verden er et bilag langt mer enn bare et papirark – det er selve beviset på at en økonomisk transaksjon har funnet sted. Uansett om du har kjøpt noe til virksomheten, eller om du har solgt en vare eller tjeneste, er bilaget det dokumentet som bekrefter at handelen har skjedd.

Uten bilag er det umulig å føre et korrekt regnskap, og dermed kan skattefradrag og rapportering bli utfordrende. Å forstå hva et bilag er, og hvordan det skal behandles, er derfor avgjørende for alle som driver en bedrift.

Et bilag er et dokument som viser at en økonomisk transaksjon har funnet sted, enten det dreier seg om kjøp eller salg. Vanligvis er det snakk om fakturaer, kvitteringer eller betalingsbilag, som gir detaljert informasjon om hva som er kjøpt eller solgt, hvem som er involvert, og beløpet. I regnskapet fungerer bilaget som et bevis på at transaksjonen har skjedd, og det er nødvendig for å dokumentere kostnader og inntekter for skattemyndighetene. Uten bilag kan ikke regnskapet ditt være komplett, og det kan få konsekvenser for skattefradrag eller eventuelle bokettersyn.

Krav til bilag

For at et bilag skal være gyldig, stilles det spesifikke krav til både innhold og utforming. Det er viktig at bilaget er korrekt og fullstendig. I praksis innebærer dette at det skal inneholde alle nødvendige detaljer om transaksjonen, som for eksempel dato, parter, beskrivelse av varen eller tjenesten, beløp, og eventuelle skatter eller avgifter. Hvis du endrer på et beløp på en faktura, skal dette gjøres ved å lage en kreditnota, ikke ved å endre på det eksisterende bilaget. I henhold til Bokføringsloven og Bokføringsforskriften må bilagene også oppbevares i minst fem år, og de kan ikke endres etter at de er opprettet.

Primærdokumentasjon vs. Sekundærdokumentasjon

I regnskapsloven skilles det mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon er dokumentene som direkte støtter opp om transaksjonene som bokføres, som for eksempel fakturaer og kvitteringer. Sekundærdokumentasjon, på den annen side, refererer til dokumentasjon som støtter opp om forretningsaktiviteter, men som ikke nødvendigvis påvirker regnskapet direkte. Eksempler på sekundærdokumentasjon kan være kontrakter, salgsavtaler eller ordresedler. I noen tilfeller kan sekundærdokumentasjon også bli betraktet som primærdokumentasjon dersom den inneholder nødvendig informasjon som ikke finnes i primærdokumentasjonen.

Oppbevaring av bilag

Bilagene dine må oppbevares i henhold til strenge regler. Primærdokumentasjon, som fakturaer og kvitteringer, skal oppbevares i minst fem år, mens sekundærdokumentasjon har en lagringstid på tre og et halvt år. Dette gjelder enten bilagene lagres fysisk eller elektronisk. Hvis du velger å lagre bilagene elektronisk, er det viktig at du tar nødvendige forholdsregler for å sikre dokumentene, som for eksempel sikkerhetskopiering. Elektronisk oppbevaring gir mange fordeler, men det er essensielt at dokumentene er lett tilgjengelige for inspeksjon ved et eventuelt bokettersyn.

Nummerering av bilag

En viktig del av regnskapsprosessen er å nummerere bilagene dine på en systematisk måte. Bilagene skal være fortløpende nummerert uten hull i nummerserien. Dette er viktig for å kunne kontrollere at regnskapet er komplett, og for å kunne knytte hver post i regnskapet tilbake til et konkret bilag. Hvis det skulle være et hull i nummerserien, må du kunne forklare hvorfor. Nummereringen gjør det enklere å finne spesifikke bilag, noe som er avgjørende både for intern organisering og ved bokettersyn.

Språkkrav for bilag

Dokumentasjon som du lager selv, som for eksempel fakturaer, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Dette er for å sikre at bilagene kan forstås av myndighetene og andre relevante parter. Når det gjelder bilag du mottar fra andre, som for eksempel fakturaer fra utenlandske leverandører, er det ikke nødvendigvis et krav om at de skal være på ett av de nevnte språkene. Likevel kan myndighetene be om en oversettelse dersom bilaget er på et annet språk. Det er viktig å være oppmerksom på dette for å unngå problemer ved kontroll eller bokettersyn.

Les også: Boligkjøp i aksjeselskap: Egenkapitalens rolle og fordeler

Bilag for kjøp og salg

Bilagene på kjøp og salg er en integrert del av regnskapet ditt. Bilagene på kjøp kan være kvitteringer eller fakturaer fra leverandører, som viser hva du har betalt for varer eller tjenester som er relevante for virksomheten din. På salgssiden er fakturaene du utsteder til kundene dine de viktigste bilagene. Det er viktig å sikre at bilagene på både kjøp og salg er i samsvar med bokføringsloven, og at de inneholder all nødvendige informasjon som kan dokumentere transaksjonene dine på en lovlig måte.

Hva skjer hvis du mister et bilag?

Å miste et bilag kan skape problemer for regnskapet ditt, da det kan påvirke muligheten til å få skattefradrag for en kostnad eller inntekt. Hvis du mister et bilag, bør du umiddelbart kontakte leverandøren eller kunden for å få et nytt eksemplar av dokumentet. Hvis det ikke er mulig å få tak i et nytt bilag, kan du forsøke å rekonstruere dokumentasjonen ved hjelp av andre kilder, som bankutskrifter eller kontrakter. Det er imidlertid viktig å merke seg at uten bilag, vil regnskapet ditt ikke være gyldig, og du kan risikere å få mangelfulle fradrag eller en avvisning ved bokettersyn.

Tips for Organizing Bilag

For å holde orden på bilagene dine, kan du benytte regnskapsprogrammer som hjelper deg med både lagring og nummerering. Disse programmene gjør prosessen mye enklere ved å tilby en digital løsning der bilagene kan lagres og organiseres automatisk. Dersom du velger å håndtere bilagene manuelt, bør du sørge for at de er ordentlig nummerert, sortert etter dato og oppbevart på en sikker måte. Systematisk organisering gjør det lettere å finne frem til spesifikke bilag når du trenger dem, og sikrer at regnskapet ditt er i samsvar med loven.

Les også: Hva Koster En Regnskapsfører i 2025

Ofte stilte spørsmål

Hva er et bilag i regnskapet?
- Et bilag er et dokument som dokumenterer en økonomisk transaksjon, som en faktura eller kvittering.
Hvor lenge skal bilag oppbevares?
- Primærdokumentasjon skal oppbevares i 5 år, og sekundærdokumentasjon i 3,5 år.
Kan jeg bruke et bilag på et annet språk?
- Bilag på andre språk kan kreve oversettelse til norsk, svensk, dansk eller engelsk ved forespørsel.
Hva skjer hvis jeg mister et bilag?
- Hvis du mister et bilag, bør du kontakte leverandøren eller kunden for å få et nytt. Uten bilag kan du ikke få skattefradrag.
Er det krav til nummerering av bilag?
- Ja, bilagene skal nummereres fortløpende, uten hull i nummerserien.

Konklusjon

Bilag er en essensiell del av regnskapsføringen og fungerer som dokumentasjon for alle økonomiske transaksjoner i virksomheten. Det er avgjørende at bilagene er fullstendige, korrekte og oppbevares i henhold til lovens krav for å sikre at regnskapet er gyldig. Ved å følge reglene for nummerering, oppbevaring og språkkrav, samt bruke regnskapsprogrammer for organisering, kan du enkelt holde orden på bilagene og unngå problemer ved bokettersyn. Husk at korrekt håndtering av bilag er en investering i en god og lovlig regnskapspraksis.